Công ty tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập thực hiện theo quy trình nào?

Lễ kỷ niệm thành lập hay gọi tắt là sinh nhật đánh dấu mốc quan trọng trên chặng đường hoạt động. Tổ chức sự kiện thành công giúp mở rộng quan hệ đối tác, xây dựng hình ảnh thương hiệu, tri ân nhân viên và gây dựng tinh thần đoàn kết. Đến đây, chúng ta tìm hiểu quy trình thực hiện của công ty tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập.

Lên kế hoạch và xây dựng kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập

Đây là bước quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện lễ thành lập. Trong khâu này, công ty tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập cần phân tích được mục đích tổ chức. Đồng thời, nhắc lại những thành tựu nổi bật của công ty trong thời gian qua. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có một kịch bản chương trình hấp dẫn, đặc sắc và phù hợp.

Kịch bản không chỉ liệt kê những đầu việc cần làm mà cần chứa đựng ý nghĩa nhất định. Qua đó, thể hiện tính chất lễ kỷ niệm hay thông điệp cụ thể muốn truyền tải đến khách hàng, đối tác và nhân viên trong công ty.

Sự kiện diễn ra đúng kế hoạch

Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Sau khi có kịch bản chương trình, bạn phải quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Yêu cầu đảm bảo phù hợp với kịch bản hướng đến người tổ chức. 

Theo kinh nghiệm, bạn cần khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện trước đó để thiết kế sơ đồ sao cho phù hợp. Sơ đồ bố trí cần thể hiện: vị trí tổ chức buổi lễ, vị trí bục phát biểu, khu vực sắp xếp bàn tiệc đãi khách, khu vực bàn của các nhà đầu tư,…

Dự kiến thời gian công ty tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập

Việc xác định rõ thời gian tổ chức giúp doanh nghiệp chuẩn bị phương án tốt nhất về nội dung kịch bản, thiết bị và dịch vụ cần thiết.

Hơn nữa, quy trình tổ chức cần xây dựng thời lượng chi tiết từng công việc. Qua đó, người tổ chức chủ động theo dõi và giám sát đảm bảo theo yêu cầu. Khâu chuẩn bị, tập duyệt; thời điểm diễn ra khai mạc; thời điểm làm lễ; đại diện phát biểu; trao thưởng; nghi thức kỷ niệm, khai tiệc,… hợp lý nằm trong khoảng thời gian dự kiến.

Công ty tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập gửi thiệp mời cho khách hàng, đối tác

Theo danh sách đã lên, bạn tiến hành gửi giấy mời. Ngoài ra, đơn vị tổ chức sự kiện nên đưa ra vài gợi ý để khách mời có sự chuẩn bị tốt nhất. Một vài lưu ý: Chủ đề chính, trang phục chủ đạo, màu sắc trang phục,…

Hơn nữa, bạn nên gửi thiệp mời ít nhất trước 3 tuần để mọi người sắp xếp công việc và lên kế hoạch tham dự.

Triển khai tổ chức sự kiện

Nếu lễ kỷ niệm thành lập có sử dụng tiệc thì bạn cần xác định loại hình tiệc phù hợp. Đặc biệt, đơn vị cung cấp tiệc cần đảm bảo các món ăn hợp sở thích và khẩu vị khách tham dự.

Đối với khách mời tham dự, đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị thêm: Banner, quà tặng, nước uống, kỷ niệm chương,…

Kiểm tra và tiến hành tổng duyệt

Mục đích tránh những sai sót không đáng có, việc kiểm tra và chạy thử chương trình trước rất quan trọng. Qua đó, chương trình đảm bảo diễn ra thành công theo đúng kế hoạch.

Công ty tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập tổng duyệt trước

Lúc này, các việc chính cần thực hiện: kiểm tra âm thanh, ánh sáng, sân khấu, khu vực kê bàn đại biểu, backdrop, băng rôn, banner,… Ngoài ra, MC dẫn chương trình, nhóm nhạc, PG đón khách, … cần chạy thử trước.

Vì sự kiện kiện này có ý nghĩa rất lớn nên chúng ta cần chuẩn bị và triển khai đúng kế hoạch. Công ty tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập chuyên nghiệp, uy tín sẽ chịu trách nhiệm tổng thể. Đến đây, PTC Vina được khách hàng đánh giá cao và tin tưởng lưa chọn khi có nhu cầu.